Naar overzicht

Bereid je voor!

15 februari 2016 - 5 min. leestijd
Jurko

Persoonlijk

‘I didn’t have time to write a short letter, so I wrote a long one instead.’

Mark Twain krijgt vaak de credits toebedeeld voor deze quote vanwege een brief die hij in 1871 aan een vriend schreef. Wat veel mensen niet weten, is dat Henry David Thoreau in 1857 ook een brief schreef met daarin een soortgelijke tekst: ‘Not that the story needs to be long, but it will take a long time to make it short.’ Sommigen schrijven de oorsprong van deze quote zelfs toe aan de Romeinse redenaar Cicero (106 v.Chr. tot 43 v.Chr): ‘Cicero excuses himself for having written a long letter by saying he had not time to make it short.’

Wie het citaat ook gebruikt: er schuilt een diepe waarheid in de beroemde quote. Die waarheid is dat een gebrek aan voorbereiding ervoor zorgt dat je meer tijd van anderen vraagt dan nodig is. Die tijd wordt meestal gespendeerd aan vergadertafels waar vaak onnodig lange meetings plaatsvinden. Kan het korter, praktischer, doelgerichter? Ja dat kan zeker! Eén van de sleutels? Je raadt het al: voorbereiding!

Daar heb ik nu even geen tijd voor

Nu zijn er duizenden redenen om een goede voorbereiding uit de weg te gaan. Ga voor jezelf eens na waarom je die belangrijke vergadering onvoorbereid ingaat. Of waarom je niet nagedacht hebt over de korte speech die je moest houden. Het grootste probleem is tijd: ’Er was geen tijd om het voor te bereiden’, ’Ik doe het altijd onvoorbereid en dat gaat redelijk goed’ en ‘Als ik me voorbereid, zit ik minder in het moment.’ Zo zijn er duizenden redenen om geen tijd te besteden aan een voorbereiding.

Wat is je punt?’

Om eerlijk te zijn maakte ik mij er als collega regelmatig schuldig aan: het niet voorbereiden. Ik was namelijk van het soort dat tijdens interne meetings soms lange verhalen kon houden en dan langzamerhand, al orerend, tot een conclusie of een punt kon komen. Collega’s onderbraken mij dan regelmatig met de vriendelijke vraag: ‘Wat is je punt?’ of ‘Wat wil je van mij?’. Eerst irriteerde ik mij hieraan, maar ik kwam er snel achter dat zij een punt hadden: een kleine voorbereiding was genoeg geweest om mijn communicatie veel efficiënter te laten verlopen. Collega’s blij, ik blij.

Begin with the end in mind

Het grootste misverstand over een dergelijke voorbereiding is dat het te veel tijd zou kosten. Daarin wordt totaal over het hoofd gezien dat een goede voorbereiding juist tijd oplevert, maar dan op het moment van uitvoering. Maar wat is dan een goede voorbereiding? En hoe bereid jij nou het meest efficiënt voor?

Het antwoord op die vraag is niet eenduidig. Zo zijn er talloze boeken, trainingen en cursussen aan voorbereiding gewijd. Stephen Covey, auteur van de wereldwijde bestseller The seven habits of highly effective people, omschreef in zijn boek één van deze gewoonten als: ‘begin met het einde voor ogen’. Achter deze gewoonte schuilt zich een principe. Een natuurlijke wetmatigheid. Dat principe luidt: alles wordt tweemaal geschapen. Alles wordt eerst bedacht en daarna pas uitgevoerd. Als kanttekening meldde Covey dat de eerste creatie helaas niet altijd bewust gedaan wordt. Wie niet helder voor ogen heeft hoe hij iets wil bereiken, wordt simpelweg een slachtoffer van de omstandigheden.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Daar ligt eigenlijk de sleutel als het gaat om voorbereiden: wees bewust in het bedenken waar je naartoe wilt, dan kom je minder snel voor verrassingen te staan. En ja: voorbereiding kost tijd, maar het kan in veel gevallen ook heel simpel zijn. Neem voor ieder belangrijk communicatiemoment minstens vijf minuten de tijd om antwoord te geven op de volgende vragen: wanneer is dit communicatiemoment, deze vergadering, deze brainstorm of deze presentatie geslaagd? Wanneer ben jij tevreden aan het eind van deze meeting? Wat is er gebeurd in de ruimte en in de gedachten van je publiek? Begin with the end in mind.

Je zult merken dat een voorbereiding –zo simpel als het beantwoorden van deze vragen– ervoor zal zorgen dat je met meer focus het communicatiemoment ingaat. Stel je nu eens voor dat dit het stapje is richting een meeting die geen uren hoeft te duren, maar een meeting waar iedereen met focus en doelgerichtheid in zit. Dan kan je jouw meeting misschien wel starten met een opmerking die tegenovergesteld is aan die van Mark Twain: ‘I won’t take to much of your time, because I took the time to make this short.

Beeld: Matthias Koebrich

Magiemoment

Ontvang elke maand inspiratie voor magische communicatie in je mailbox.
We sturen alleen nuttige e-mails, beloofd!

Wij vinden spam ook vervelend en zullen niet meer dan één keer p.w. uitzenden.